Eine Datei ist schnell exportiert. Stimmen auch die Stunden?

Ein vergessener Feierabend, eine nachgetragene Pause und eine offene Korrektur fallen beim Monatsabschluss oft gemeinsam auf. Wer erst dann alle Fälle einzeln zusammensucht, muss sich in längst vergangene Arbeitstage zurückdenken. Eine kurze regelmäßige Prüfung kann diese Fälle früher sichtbar machen.

Die Checkliste für eure nächste Übergabe

  1. Vollständigkeit prüfen. Gibt es fehlende Endzeiten, doppelte Einträge oder Tage, zu denen eine Rückfrage offen ist?
  2. Abweichungen klären. Fragt die betroffene Person. Füllt Lücken nicht mit erfundenen Standardzeiten.
  3. Pausen ansehen. Stimmen die erfassten Unterbrechungen mit dem tatsächlichen Ablauf überein? Eine geplante Pause belegt noch keine genommene Pause.
  4. Korrekturen nachvollziehbar machen. Haltet den Anlass und die zuständige Person in eurem dafür vorgesehenen Verfahren fest.
  5. Die Zuordnung prüfen. Passen Abrechnungszeitraum, Mitarbeitende und gegebenenfalls Projekt?
  6. Die Übergabe abstimmen. Vereinbart mit Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung, welches Format und welche Angaben gebraucht werden. Ein beliebiger Export ist nicht automatisch direkt importierbar.
  7. Nachträgliche Änderungen sichtbar übergeben. Kennzeichnet die Korrektur ausdrücklich, statt bereits übermittelte Dateien still auszutauschen.

Planzeit und geleistete Arbeit auseinanderhalten

Das Bundesarbeitsgericht leitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG die Pflicht ab, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der erfassten Beschäftigten aufzuzeichnen (BAG, 13.09.2022 – 1 ABR 22/21, Leitsatz 1). Gesetzliche Ausnahmen sind dabei zu beachten. Entscheidend ist die tatsächlich geleistete Arbeit. Ein Dienstplan allein belegt nicht, dass genau diese Zeiten gearbeitet wurden. Ruhepausen zählen grundsätzlich nicht zur Arbeitszeit (§ 2 Abs. 1 ArbZG).

Bei technischen Erfassungssystemen können Mitbestimmungsrechte bestehen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Klärt Zuständigkeiten und Zugriffsrechte vor der Einführung. Welche Daten wie lange aufzubewahren sind, hängt von der jeweiligen gesetzlichen Grundlage und Datenart ab; eine einzige pauschale Frist würde diesen Unterschieden nicht gerecht. Beispielsweise verlangt § 16 Abs. 2 ArbZG für die dort genannten Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre.

Eigener Organisationsvorschlag

Eine zuständige Person prüft offene Buchungen einmal pro Woche. Vor der monatlichen Übergabe werden nur noch die verbliebenen Fälle und die Vollständigkeit des Zeitraums kontrolliert. Ob das Zeit spart, hängt von eurem Ausgangsprozess und der Zahl der Rückfragen ab.

Was Shiftifier dazu beiträgt

Arbeitszeiten, Pausen und Zeitkonten gehören zu Basic. PDF- und CSV-Exporte sind ab Basic verfügbar; projektbezogene Zeiterfassung ab Premium. Prüft den vorgesehenen Export mit eurer Lohnbuchhaltung, bevor ihr den Monatsabschluss darauf aufbaut. Unser kurzes Zeitersparnis-Beispiel zeigt, an welchen drei Stellen weniger Verwaltungsaufwand entstehen kann. Es verwendet Annahmen, keine gemessenen Kundenwerte.

Rechtliche Grundlagen: BAG, 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 · § 2 ArbZG – Arbeitszeit · § 87 BetrVG – Mitbestimmung.

Geprüft am 22. Oktober 2026. Erläuterungen, Beispiele und Checklisten: eigene Redaktion von Shiftifier. Allgemeine Informationen für Deutschland, keine individuelle Rechtsberatung.

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