Das Wichtigste darf nicht im Kopf bleiben

Der Auftrag ist fast fertig, die Lieferung verspätet und ein Gerät gesperrt. Wenn diese Informationen nur eine Person kennt, beginnt die nächste Schicht mit Suchen. Eine gute Übergabe hält fest, was als Nächstes gebraucht wird. Sie muss dafür weder lang noch kompliziert sein.

Fünf Fragen, die eine Übergabe tragen

  1. Was ist offen? Notiere nur Aufgaben, die die nächste Schicht betreffen. Abgeschlossene Kleinigkeiten machen wichtige Punkte schwerer erkennbar.
  2. Was hat Vorrang? Nenne eine konkrete Frist oder die Auswirkung einer Verzögerung.
  3. Was ist anders als sonst? Ein Defekt, Engpass oder geänderter Ablauf gehört nach vorn.
  4. Wer übernimmt? Benenne eine zuständige Rolle oder Person. „Das Team kümmert sich“ lässt die Verantwortung offen.
  5. Ist das Wesentliche angekommen? Lass kritische Punkte kurz bestätigen.

So wird aus einer Notiz ein nächster Schritt

Eigenes Praxisbeispiel

„Kühlgerät 2 gesperrt. Ware liegt in Gerät 1. Technik ist informiert. Die Schichtleitung prüft die Rückmeldung bis 11 Uhr.“

Diese Notiz nennt Zustand, Zwischenlösung, Verantwortung und Termin. „Kühlgerät kaputt“ würde dagegen die nächste Suche auslösen. Ein einfaches Muster für eure Liste lautet: Aufgabe · Stand · nächster Schritt · zuständig · Termin. Vertrauliche Kunden- oder Gesundheitsdaten gehören nicht in eine allgemein zugängliche Übergabeliste.

Übergabezeit gehört in die Planung

Arbeitszeit ist grundsätzlich die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne Ruhepausen. Eine angeordnete betriebliche Übergabe ist deshalb bei Planung und Erfassung als Arbeit zu berücksichtigen. Das ist eine Anwendung des Arbeitszeitbegriffs aus § 2 Abs. 1 ArbZG, keine dort ausdrücklich genannte Sonderregel zur Übergabe. Plant die benötigte Überschneidung ein, statt die Übergabe stillschweigend in den Feierabend zu verlagern.

Bei sicherheitsrelevanten Änderungen reicht eine Notiz nicht immer: Erforderliche arbeitsplatzbezogene Unterweisungen finden während der Arbeitszeit statt. Eine kurze Übergabeliste ersetzt diese Unterweisung nicht (§ 12 Abs. 1 ArbSchG).

Nach einer Woche gemeinsam kürzen

Fragt die nächste Schicht: Welche Information hat geholfen? Was fehlte? Welche Einträge wurden nie gebraucht? Passt die Liste daran an. Shiftifier unterstützt euch dabei, Schichten ab Basic zu planen und tatsächliche Arbeitszeiten ab Basic zu erfassen. Den fachlichen Inhalt der Übergabe organisiert ihr passend zu eurem Betrieb.

Rechtliche Grundlagen: § 2 ArbZG – Arbeitszeit · § 12 ArbSchG – Unterweisung.

Geprüft am 22. Oktober 2026. Erläuterungen, Beispiele und Checklisten: eigene Redaktion von Shiftifier. Allgemeine Informationen für Deutschland, keine individuelle Rechtsberatung.

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