Gesetz und Rechtsprechung zusammen lesen

§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet Arbeitgeber zu einer geeigneten Arbeitsschutzorganisation. Daraus leitet das Bundesarbeitsgericht die Pflicht ab, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen. Die Entscheidung berücksichtigt gesetzliche Ausnahmen für bestimmte Beschäftigte (BAG, 13.09.2022 – 1 ABR 22/21, Leitsatz 1). Die Erfassungspflicht ergibt sich also aus der gerichtlichen Auslegung der Vorschrift.

Die tatsächliche Arbeit muss erkennbar sein; ein Dienstplan allein zeigt nur die beabsichtigten Zeiten. Ruhepausen gehören grundsätzlich nicht zur Arbeitszeit (§ 2 Abs. 1 ArbZG).

Eine App ist nicht pauschal vorgeschrieben

Die aktuelle BMAS-FAQ zur Arbeitszeiterfassung erläutert: Beginn, Ende und Dauer sind zu dokumentieren; eine allgemeine Formvorschrift besteht derzeit nicht, auch handschriftliche Aufzeichnung kommt in Betracht. Besondere Vorgaben für euren Betrieb sind gesondert zu prüfen. Das Ministerium erläutert hier die Rechtslage; seine FAQ ist selbst kein Gesetz.

Zuständigkeit bleibt beim Arbeitgeber

Nach derselben BMAS-Erläuterung kann die Aufzeichnung an Beschäftigte delegiert werden. Die Organisationsverantwortung bleibt beim Arbeitgeber (§ 3 Abs. 1 und 2 ArbSchG). Legt deshalb fest, wann gebucht wird, wer Rückfragen klärt und wie Fehler korrigiert werden.

Vier Entscheidungen vor der Einführung

  1. Wie werden Beginn, Ende und tatsächliche Pausen festgehalten?
  2. Wer prüft fehlende Einträge und nachvollziehbare Korrekturen?
  3. Wie wird ein bestehender Betriebsrat beteiligt? Für technische Systeme kann § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG einschlägig sein; der gesetzlich bereits festgelegte Umfang und verbleibende Gestaltungsspielräume sind zu unterscheiden.
  4. Welche Nachweise und Aufbewahrungsfristen gelten? § 16 Abs. 2 ArbZG nennt mindestens zwei Jahre für die dort erfassten Arbeitszeitnachweise. Das ist keine pauschale Frist für sämtliche Personaldaten.

Shiftifier unterstützt Erfassung und Auswertung. Ob eure Einstellungen und Abläufe die konkreten rechtlichen Anforderungen erfüllen, muss für euren Betrieb geprüft werden.

Geprüft am 22. Oktober 2026. Gesetzesquellen und amtliche Entscheidung sind direkt bei den Aussagen verlinkt. Eigene Erläuterungen für Deutschland; keine individuelle Rechtsberatung.